Przed wizytą
- wyślij potwierdzenie po wpłacie zadatku,
- przypomnij 48–72 godziny wcześniej,
- podaj datę, godzinę, adres i sposób zgłoszenia opóźnienia,
- przypomnij zasady zmiany terminu jednym linkiem.
Gdy klient się nie pojawia
- sprawdź, czy termin i dane zostały zapisane poprawnie,
- po ustalonym czasie wyślij neutralną wiadomość,
- spróbuj jednego drugiego kanału, jeśli klient go podał,
- zanotuj próbę kontaktu i godzinę,
- zastosuj regulamin bez improwizowania nowych kar.
Cześć [IMIĘ], mieliśmy dziś termin o [GODZINA]. Nie widzę Cię w studiu i nie mam informacji o opóźnieniu. Daj proszę znać do [GODZINA], czy jesteś w drodze. Jeśli nie możesz dotrzeć, dalsze kroki ustalimy zgodnie z zasadami rezerwacji: [LINK].
Po zdarzeniu
Sprawdź, czy przypomnienie dotarło i czy zasady były wysłane przed wpłatą. Jedna nieobecność może być przypadkiem. Powtarzający się schemat zwykle wskazuje lukę w procesie.
AI nie rozstrzyga sporu
Może pomóc uporządkować chronologię i złagodzić ton wiadomości. Nie powinno decydować o zwrocie pieniędzy, wyjątkach ani odpowiedzialności stron.
Przygotuj procedurę przed kryzysem
Na bezpłatnym szkoleniu zbudujemy prostą checklistę, którą studio może stosować bez nerwowych decyzji.