Cztery elementy wiadomości
Podaję datę odwołanej wizyty, krótko przepraszam, proponuję konkretne nowe terminy i wyjaśniam, co dzieje się z zadatkiem zgodnie z zasadami studia.
Najważniejsza informacja pojawia się w pierwszym zdaniu. Klient nie powinien czytać długiego wstępu, żeby zrozumieć, że jego wizyta się nie odbędzie.
Przykład
„Musimy przełożyć termin [data] z naszej strony. Przepraszam za zmianę. Mogę zaproponować priorytetowo [opcje]. Jeśli żadna nie pasuje, napisz — ustalimy rozwiązanie zgodne z naszymi zasadami.”
Nie zasłaniam się „systemem” i nie proszę klienta, żeby sam ponownie szukał wolnego terminu. Jeśli studio spowodowało zmianę, powinno aktywnie pomóc w jej rozwiązaniu.
Opcje muszą być realne
Przed wysłaniem sprawdzam kalendarz artysty. Nie proponuję terminu, który dopiero ktoś ma potwierdzić. Jeśli studio nie ma jeszcze konkretnych możliwości, uczciwie podaję, kiedy wróci z propozycją.
Nie dopisuję zasad dotyczących zadatku z pamięci. Wiadomość musi być zgodna z regulaminem i wcześniejszymi ustaleniami z klientem.
AI może przygotować szkic, ale człowiek zatwierdza dostępne terminy, zasady dotyczące zadatku i dalszą rozmowę. Ten scenariusz warto dodać do bazy odpowiedzi, zanim wydarzy się po raz pierwszy.
Co zapisać po zmianie
W kalendarzu odnotowuję przyczynę po stronie studia, uzgodnione rozwiązanie i nowy termin. Dzięki temu kolejna osoba obsługująca rozmowę nie prosi klienta ponownie o te same informacje.
Sprawdź na swoim przykładzie
Na bezpłatnym szkoleniu przekładam te zasady na prawdziwe sytuacje ze studia.