Gotowy schemat
„Od [data] do [data] studio jest zamknięte. Twoja wiadomość zostaje w kolejce; odpowiemy od [data] według kolejności zgłoszeń. Nie musisz wysyłać jej ponownie. Jeśli pytanie dotyczy gojenia po wykonanej u nas pracy, napisz przez [ustalony kanał]. W nagłej sytuacji zdrowotnej skontaktuj się z właściwą pomocą medyczną.”
Kanał dotyczący gojenia musi być rzeczywiście obsługiwany. Jeśli nikt go nie sprawdza, nie wolno tworzyć takiej obietnicy.
Trzy informacje, których nie może zabraknąć
- Okres zamknięcia: konkretne daty zamiast ogólnego „jesteśmy na urlopie”.
- Los wiadomości: czy pozostaje w kolejce i czy klient powinien wysłać ją ponownie.
- Kanał wyjątkowy: tylko wtedy, gdy ktoś naprawdę go monitoruje.
AI może uruchomić zatwierdzoną wiadomość na określony czas. Nie odpowiada samodzielnie na problemy zdrowotne i nie podaje przewidywanego terminu odpowiedzi, którego studio nie jest w stanie dotrzymać.
Warto przygotować osobne wersje na urlop, święta i nieplanowaną awarię.
Test przed uruchomieniem
Wysyłam testową wiadomość z innego konta. Sprawdzam daty, działanie linków i to, czy odpowiedź nie uruchamia się po zakończeniu przerwy. Po powrocie wyłączam automat i kontroluję, czy żadna rozmowa nie została pominięta.
Sprawdź na swoim przykładzie
Na bezpłatnym szkoleniu przekładam te zasady na prawdziwe sytuacje ze studia.