Co wiedziałem już w 2011 roku
W 2011 roku napisałem tekst o polskich konwencjach tatuażu. Był w nim fragment:
„Polskie konwencje mają trzykrotnie więcej atrakcji niż te zachodnie, a mimo wszystko są trzykrotnie mniej popularne”.
Już wtedy zaznaczałem, że to porównanie może być mocno uproszczone. Nie dysponowałem badaniem rynku ani twardymi danymi ze wszystkich wydarzeń w Europie. Próbowałem raczej nazwać mechanizm, który obserwowałem jako organizator.
Mieliśmy wrażenie, że publiczność oczekuje kolejnych atrakcji. Organizatorzy odpowiadali więc następnymi koncertami, pokazami, konkursami i dodatkowymi punktami programu. Każda nowość miała uczynić wydarzenie ciekawszym. Po pewnym czasie festiwal zaczynał jednak przypominać — jak wtedy napisałem — „zjadanie własnego ogona”.
Dzisiaj ująłbym to precyzyjniej: liczba atrakcji może rosnąć szybciej niż realna wartość wydarzenia.
Najtrudniejszy wybór organizatora rzadko polega na odróżnieniu dobrego pomysłu od złego. Złe pomysły zwykle można odrzucić dość łatwo. Problem zaczyna się wtedy, gdy kilka pomysłów naprawdę ma sens, ale nie wszystkie powinny zostać zrealizowane w tej samej edycji.
Przez lata sam nie zawsze potrafiłem się przed tym obronić.
Wiedza nie daje odporności
W 2012 roku, odpowiadając na pytania do jednego z wywiadów, mówiłem już o potrzebie ograniczania programu. Zakładaliśmy, że powierzchnię wystawienniczą można powiększyć dopiero wtedy, gdy odpowiada temu liczba odwiedzających. Bez odpowiedniej frekwencji większa hala nie daje wydarzeniu siły. Może tylko sprawić, że zacznie ono wyglądać na puste.
Podobnie było z muzyką. Planowaliśmy ograniczyć liczbę zespołów i przenieść koncerty na późniejszą część dnia, aby nie konkurowały z głównym programem konwencji.
Teoretycznie rozumiałem więc, że wydarzenie potrzebuje hierarchii. Wiedziałem, że wszystkiego nie da się pokazać jednocześnie i że dodawanie kolejnych elementów może osłabić te już istniejące.
Sama świadomość mechanizmu nie chroni jednak przed jego powtarzaniem.
Kiedy odpowiadasz za wydarzenie, każdy nowy pomysł przychodzi z rozsądnym uzasadnieniem. Ten koncert przyciągnie inną grupę. Ten konkurs zaktywizuje branżę. Ta strefa zainteresuje sponsorów. Ta technologia usprawni obsługę. Ten dodatkowy format poprawi medialność.
Żaden z tych argumentów nie musi być fałszywy. Kłopot polega na tym, że ich suma może stworzyć wydarzenie trudniejsze do zrozumienia, droższe w realizacji i bardziej obciążające dla zespołu.
Prawdziwy koszt kolejnej atrakcji
Jedna z edycji odbywała się w czasie intensywnych opadów. Pod warstwą ziemi w okolicy sceny znajdował się beton, więc woda nie miała gdzie odpływać. Zaczęła zbierać się pod sceną. Koncerty ostatecznie się odbyły, ale wymagało to zmian w harmonogramie i dodatkowej pracy na miejscu.
Tego rodzaju sytuacje dobrze pokazują różnicę między programem widocznym dla uczestnika a zapleczem, które musi go utrzymać.
Na plakacie koncert jest jednym punktem. Dla organizatora oznacza scenę, nagłośnienie, światło, wykonawców, transport, harmonogram, ochronę, zasilanie i plan awaryjny. Każda kolejna atrakcja tworzy następne zależności. Jeżeli jeden element się przesunie, zaczyna wpływać na pozostałe.
Uczestnik nie analizuje całej konstrukcji. Ocenia swoje doświadczenie: czy wiedział, gdzie pójść, czy zobaczył to, po co przyjechał, czy program nie zmuszał go do ciągłego wybierania między rzeczami odbywającymi się jednocześnie.
U nas przez długi czas łatwiej było rozwijać to, co widoczne, niż porządkować koszty ukryte w zapleczu. To dość naturalne. Nową scenę można pokazać na plakacie. Lepszego przepływu informacji między produkcją, wystawcami i obsługą raczej nie wykorzysta się w kampanii reklamowej.
Tyle że właśnie na takich niewidocznych elementach opiera się później całe wydarzenie.
Rozbudowany program może wyglądać imponująco, a jednocześnie pogarszać orientację uczestników, rozpraszać publiczność i zwiększać liczbę miejsc, w których coś może się nie udać. Dlatego prawdziwy koszt atrakcji nie kończy się na pozycji w budżecie. Obejmuje również uwagę publiczności, energię zespołu i odporność całego systemu.
Dlaczego skala i ambicja miały sens
Nie uważam, że rozwój Tattoo Konwent był błędem. Bez ambicji projekt prawdopodobnie nie wyszedłby poza pierwsze edycje.
Rosła liczba wydarzeń, miast, artystów i formatów. Według aktualnej historii projektu Tattoo Konwent zorganizował 50 edycji w dziewięciu miastach. Taka skala dawała doświadczenie, rozpoznawalność i możliwość wpływania na sposób, w jaki tatuaż był odbierany poza samym środowiskiem.
Ambicja uruchamiała też myślenie o rozwiązaniach, które mogły zmienić sposób organizacji wydarzeń. W 2015 roku, planując edycję w AmberExpo, myśleliśmy między innymi o rejestracji wystawców, automatyzacji płatności i sprawniejszym obiegu informacji. Nie wszystkie pomysły można było wówczas zrealizować. Część ograniczał budżet, część technologia, a część nasze możliwości organizacyjne.
Kilka lat później pojawiła się wizja European Tattoo Show — wydarzenia, które w perspektywie pięciu lat miało stać się jednym z największych projektów tego typu w Europie. Był to ambitny kierunek i jednocześnie plan, a nie osiągnięty rezultat.
Łatwo byłoby dziś spojrzeć na takie deklaracje z dystansem i uznać, że cel był za duży. To byłoby jednak zbyt proste. Duża wizja potrafi mobilizować zespół, partnerów i środowisko. Pozwala również wyjść poza kopiowanie tego, co już istnieje.
Ryzyko pojawia się gdzie indziej: wizja może zacząć usprawiedliwiać każdą kolejną rozbudowę. Wtedy skala przestaje być narzędziem, a staje się dowodem, że projekt nadal się rozwija.
Tymczasem większe wydarzenie może być lepsze, ale nie staje się lepsze automatycznie.
Wszystko da się zrobić. Tylko czy warto?
W 2020 roku, kiedy pandemia zatrzymała branżę wydarzeń, powiedziałem w jednym z wywiadów:
„Oczywiście wszystko da się zrobić, jednak pozostaje pytanie — czy będzie warto?”.
Wtedy chodziło przede wszystkim o festiwale organizowane w warunkach ograniczeń. Z czasem to pytanie nabrało dla mnie szerszego znaczenia.
Organizatorzy są przyzwyczajeni do rozwiązywania problemów. Brakuje miejsca — szukamy większego obiektu. Program jest zbyt napięty — budujemy kolejną scenę. Rejestracja nie działa — dokładamy nowe narzędzie. Partner oczekuje dodatkowej ekspozycji — tworzymy następną strefę.
To potrzebna cecha. Bez niej wiele wydarzeń nigdy nie doszłoby do skutku. Może jednak prowadzić do przekonania, że skoro znaleźliśmy sposób realizacji pomysłu, to automatycznie powinniśmy go realizować.
„Da się” mówi o możliwościach organizacyjnych. „Warto” wymaga odpowiedzi, czy dana rzecz wzmacnia sens wydarzenia.
Konwencja tatuażu nie jest wyłącznie programem atrakcji. To spotkanie ludzi, możliwość zobaczenia artystów przy pracy, wymiana doświadczeń i kontakt środowiska z publicznością. Jeżeli kolejne elementy zaczynają przeszkadzać w tym spotkaniu, nawet sprawnie zrealizowany program może oddalać wydarzenie od jego podstawowej wartości.
Jak dziś decydowałbym o kolejnej edycji
Przed dodaniem nowego elementu nie pytałbym już tylko o to, czy pomysł jest ciekawy i czy jesteśmy w stanie go zrealizować.
Najpierw sprawdziłbym, jaki konkretny problem rozwiązuje. Jeżeli jedynym uzasadnieniem jest potrzeba pokazania, że kolejna edycja będzie większa, potraktowałbym to jako sygnał ostrzegawczy.
Następnie spojrzałbym na koszt w szerszym znaczeniu: nie tylko pieniądze, ale także czas produkcyjny, komunikację, uwagę uczestników oraz dodatkowe punkty ryzyka. Czasem atrakcja, która zajmuje niewielką pozycję w budżecie, generuje nieproporcjonalnie dużo pracy.
Trzecim kryterium byłaby spójność. Uczestnik powinien rozumieć, czym jest wydarzenie i po co ma na nie przyjechać. Jeśli próbuje się połączyć targi, koncert, konferencję, konkurs, widowisko i spotkanie branżowe, każdy z tych elementów może być dobry osobno. Razem nie muszą stworzyć dobrego festiwalu.
Na końcu zostawiłbym miejsce na najtrudniejszą decyzję: z czego świadomie rezygnujemy w tej edycji. Brak nowej atrakcji nie zawsze oznacza brak rozwoju. Rozwojem może być również lepsza obsługa wystawców, czytelniejszy program, krótsze kolejki albo więcej przestrzeni na to, co już stanowi o wartości wydarzenia.
Tattoo Konwent jest obecnie projektem zawieszonym. Po 50 edycjach nie mam jednej łatwej odpowiedzi na pytanie, jak powinna wyglądać jego przyszłość. Mam natomiast znacznie większą świadomość, że kolejna edycja nie powinna powstawać wyłącznie dlatego, że potrafimy ją zorganizować.
Powinna mieć wystarczająco mocny powód, żeby wrócić.
Przez lata organizowania festiwali nauczyłem się rozwiązywać problemy, realizować trudne pomysły i rozwijać skalę. Dzisiaj za równie ważną kompetencję uważam coś mniej widowiskowego: umiejętność odrzucenia dobrego pomysłu, który nie służy już całości.